पेपरलेस ऑफिस फाइल व्यवस्थापनाची कोंडी कशी सोडवते?

प्रथम डोकेदुखी पारंपारिक कार्यालय कसे आहे याबद्दल प्रथम बोलू: फाईल कॅबिनेट भरली आहे आणि करार शोधण्यास बराच वेळ लागतो; महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे सहज गमावली किंवा खराब झाली आहेत; विभाग "पास द पार्सल" म्हणून कागदपत्रे पास करतात. या समस्या प्रभावीपणे सोडवल्या जाऊ शकतातपेपरलेस ऑफिस सिस्टम.

1. इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग कागदाच्या संचयनाची जागा घेते

पेपरलेस ऑफिसचा सर्वात थेट फायदा म्हणजे फायली "ऑनलाइन" बनविणे. सर्व कागदपत्रे इलेक्ट्रॉनिक आवृत्त्यांमध्ये स्कॅन केली जातात आणि सिस्टममध्ये संग्रहित केली जातात, पीडीएफ आणि वर्ड सारख्या एकाधिक स्वरूपात समर्थन देतात. उदाहरणार्थ, आमच्या कंपनीच्या कॉन्ट्रॅक्ट मॅनेजमेंट सिस्टमला आता फक्त 3 सेकंदात संपूर्ण फाइल पुनर्प्राप्त करण्यासाठी करार क्रमांक प्रविष्ट करणे आवश्यक आहे आणि कॅबिनेटद्वारे अडकण्याची आवश्यकता नाही.

2. स्मार्ट शोध आणि वेगवान स्थिती

इलेक्ट्रॉनिक फायलींचा सर्वात मोठा फायदा म्हणजे त्यांचा शोध घेतला जाऊ शकतो. सिस्टमचे अंगभूत पूर्ण-मजकूर शोध कार्य कीवर्ड, तारखा, लेखक आणि इतर परिमाणांद्वारे शोधू शकते. गेल्या आठवड्यात, वित्त विभाग तीन वर्षांपूर्वी प्रतिपूर्तीचा फॉर्म शोधत होता. फायलींमधून फ्लिप करण्यास बराच वेळ लागला होता, परंतु आता "2022 मधील प्रवासी खर्च" प्रविष्ट केल्यानंतर ते बाहेर येते.

3. गोंधळ टाळण्यासाठी आवृत्ती नियंत्रण

कागदाच्या कागदपत्रांविषयी सर्वात भीतीदायक गोष्ट म्हणजे ते सतत सुधारित केले जात आहेत आणि नवीनतम आवृत्ती कोणाकडे आहे हे कोणालाही माहिती नाही. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रणाली स्वयंचलितपणे ऐतिहासिक आवृत्त्या जतन करेल आणि सुधारित परवानग्या सेट करेल. आमच्या विपणन विभागाच्या नियोजन प्रस्तावाचे आता आवृत्ती 15 मध्ये सुधारित केले गेले आहे आणि प्रत्येक पुनरावृत्ती कोणी केली आणि केव्हाही सिस्टम स्पष्टपणे नोंदवते.

4. मोबाइल ऑफिस स्पेस मर्यादा तोडते

पेपरलेस सिस्टमसह, मोबाइल फोन कोणत्याही वेळी फायलींमध्ये देखील प्रवेश करू शकतात. मागील वेळी, माझ्या बॉसने विमानतळावर कोटेशन मागितले आणि मी माझ्या मोबाइल फोनवर थेट सिस्टममध्ये लॉग इन केले जे त्याला पाठविण्यासाठी होते, जे एक्सप्रेस डिलिव्हरीपेक्षा वेगवान होते. मी प्रवास करताना टॅब्लेटसह सर्व फायली हाताळू शकतो आणि मी माझ्या सूटकेसमध्ये अर्धा पॅक करू शकतो.

5. तोटा टाळण्यासाठी सुरक्षित बॅकअप

स्कॅनिंगनंतर महत्त्वाच्या फायली स्वयंचलितपणे क्लाऊडवर बॅक अप घेतल्या जातात, म्हणून संगणक तुटला तरीही काळजी करण्याची गरज नाही. आम्हाला एक शोकांतिका झाली आहे जिथे कार्यालयात पूर आला होता आणि सर्व कागदाच्या फायली हरवल्या गेल्या. आता इलेक्ट्रॉनिक फायलींमध्ये तिहेरी बॅकअप आहे, जे अधिक सुरक्षित आहेत.

6. ग्रीन ऑफिस खर्च कमी करते

चला काही गणना करूयाः ए 4 पेपरची किंमत प्रति पॅक 20 युआन आहे आणि कंपनी दरमहा 100 पॅक वापरते, जे वर्षाकाठी 24,000 युआन असते. प्रिंटर उपभोग्य वस्तू, फाईलिंग कॅबिनेट आणि आर्काइव्ह रूमची जागा सर्व खर्च आहेत. केल्यानंतरपेपरलेस ऑफिस सिस्टम, हे खर्च कमीतकमी 70%कमी केले जाऊ शकतात, जे पर्यावरणास अनुकूल देखील आहे.

एक व्यावसायिक निर्माता आणि पुरवठादार म्हणून आम्ही उच्च-गुणवत्तेची उत्पादने प्रदान करतो. आपल्याला आमच्या उत्पादनांमध्ये स्वारस्य असल्यास किंवा काही प्रश्न असल्यास, कृपया मोकळ्या मनानेआमच्याशी संपर्क साधा.